À propos de TSF

Fondé en 1981, TSF est le leader français de la location de matériel technique pour les tournages de cinéma et de télévision. Nos solutions couvrent l’image, l’éclairage et la machinerie, au service des plus grandes productions audiovisuelles françaises :

• Plus de 100 longs-métrages accompagnés chaque année

• Environ 50 % des téléfilms et séries TV produits en France

• Des centaines de formats courts (publicités, courts-métrages, films corporate…)

• Localisation : Saint-Denis

• Département : TSF Véhicules

• Rattachement hiérarchique : Responsable de Planning TSF Véhicules

• Management : Non

• Type de poste : CDI / Temps plein

• Déplacements : Oui (ponctuels – livraisons/reprises, visites plateaux, transferts inter-sites)

Le.La Chargé.e de Planning Véhicules assure la planification et la coordination des locations de véhicules de tournage.

Il.Elle reçoit et analyse les demandes des services commerciaux, des Divisions du Groupe TSF et/ou des clients, établit les devis sous supervision, planifie la préparation des véhicules et équipements, puis assure le suivi administratif jusqu’à la facturation.

Le poste implique une forte coordination entre les équipes commerciales, les équipes opérationnelles (préparation/retours), les chauffeurs et les clients.

Objectifs principaux du poste :

• Garantir la planification fiable et optimale des locations de véhicules.

• Contribuer à un haut niveau de satisfaction client (réactivité, qualité de suivi, fiabilité).

• Sécuriser le cycle devis → préparation → livraison → retour → facturation.

• Assurer la fiabilité des informations et des données dans les outils (planning, ERP MCS).

Missions principales :

• Accueillir les clients sur site ou par téléphone et répondre aux sollicitations.

• Établir les devis sur la base des listes de véhicules demandés, sous supervision du Responsable de Planning.

• Planifier les véhicules et coordonner leur préparation avec les équipes opérationnelles.

• Identifier les véhicules disponibles au sein du Groupe TSF et organiser si nécessaire la sous-location.

• Gérer les demandes et incidents simples en cours de tournage.

• Assurer le suivi des données liées à la facturation et à la sous-location.

• Clôturer et facturer les dossiers simples confiés par le Responsable de Planning.

• Assurer la relation client sur les projets simples gérés en secteur.

• Réceptionner ponctuellement des paiements.

• Classer et archiver les dossiers d’affaires.

• Acquérir et maintenir une connaissance technique de base des véhicules de tournage.

• Suppléer ponctuellement le chargé de planning dédié aux locations d’emplacements parking.

Activités opérationnelles

• Accueillir les clients et répondre aux demandes urgentes.

• Établir des devis (location véhicules / prestations associées).

• Planifier les besoins en véhicules.

• Gérer les modifications de dernière minute liées à un tournage.

• Assurer la communication quotidienne avec les équipes de préparation et retours.

• Contribuer au suivi des sous-locations.

• Assurer la fiabilité des données dans l’ERP MCS et les outils de planning.

1. Gestion du planning Véhicules et suivi des dossiers

• Analyser les demandes reçues et proposer une organisation adaptée.

• Prioriser les demandes en fonction des contraintes de tournage.

• Garantir la disponibilité des véhicules et la cohérence du planning.

• Assurer le suivi complet des dossiers confiés : devis, réservation, préparation, retour, facturation.

2. Gestion des incidents et continuité de service

• Gérer les incidents simples clients (retard, problème véhicule, modification demande).

• Alerter les responsables en cas d’incident majeur ou de situation à risque.

• Mettre en œuvre des solutions rapides (sous-location, intervention assistances, intervention équipes TSF Atelier).

3. Suivi administratif et contribution à la performance

• Suivre et reporter les données liées à la facturation et sous-location.

• Garantir la fiabilité des informations dans les outils internes (planning, ERP MCS).

• Classer et archiver les dossiers.

• Participer à l’amélioration continue des process de suivi planning/facturation.

Connaissances Requises

• Connaître ou être en capacité d’acquérir rapidement une connaissance d’ensemble des véhicules de tournage Cinéma et fiction TV.

• Connaître ou comprendre les contraintes d’une pré-production, d’un tournage et d’une post-production.

• Maîtriser les outils bureautiques courants et Google Workspace (Gmail, Agenda, Docs).

• Maîtriser ou être en capacité d’utiliser efficacement l’ERP MCS.

• Une pratique correcte de l’anglais (oral et écrit) constitue un plus.

Compétences opérationnelles

• Prioriser, planifier et organiser une activité à forte variabilité.

• Structurer et sécuriser le suivi des dossiers (devis, planning, retours, facturation).

• Communiquer rapidement et efficacement avec de multiples interlocuteurs (clients, commerciaux, chauffeurs, équipes stock).

• Gérer des situations d’urgence (demandes de dernière minute, incidents plateau, imprévus logistiques).

• Faire preuve de rigueur dans la gestion des informations afin de ne perdre aucun élément critique.

• Adapter un planning aux impératifs de tournage.

• Assurer un reporting fiable et exploitable.

Posture professionnelle

Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité dans un environnement à forte pression opérationnelle.

• Développer un sens du service client élevé (écoute, disponibilité, fiabilité).

• Faire preuve de rigueur et de méthode dans le suivi des dossiers.

• Conserver un comportement professionnel en situation de stress ou de tension.

• Faire preuve de diplomatie et d’aisance relationnelle.

• Accueillir les retours avec ouverture et apprendre de ses erreurs.

• Développer une posture proactive de conseil et d’anticipation.

• Être force de proposition dans l’amélioration des process et de l’organisation.